Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt?

 
Realizacja projektów stanowi wyzwanie nie tylko dla beneficjenta , ale i instytucji przyznającej mu dofinansowanie. Obustronne warunki współpracy między stronami określane są w umowie o dofinansowanie projektu, której zawarcie umożliwia beneficjentowi realizację projektu. Uzyskanie dofinansowania stanowi punkt wyjścia do kompleksowego zaangażowania się w rekrutację uczestników oraz zapewnienie im wsparcia. Z drugiej strony nakłada na beneficjenta obowiązki wynikające z obsługi projektu, jego promocji, a przede wszystkim realizacji poszczególnych jego etapów zgodnie z wytycznymi. Poniżej opis zagadnień na które należy zwrócić uwagę:

Baza konkurencyjności

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie  kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020 beneficjenci PO WER zobligowani są do stosowania zasady konkurencyjności oraz publikowania zapytań ofertowych, na stronie www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. Obowiązek dotyczy w szczególności:

  • beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych (wartość zamówień 50 tys. zł netto – 30 tys. euro netto),

  • beneficjentów nie zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp (od 50 tys. zł netto),
     a w przypadku zamówień sektorowych o wartości równej lub niższej od kwoty określonej
    w art. 11 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. zł netto z zastrzeżeniem pkt 3 i 4 rozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS w okresie programowania 2014-2020.

Wprowadzenie dodatkowych wymagań związanych z realizacją zamówień i usług zgodnie z założeniami wpłynąć ma na pełniejsze rozeznanie rynku oraz potencjalnie większą liczba ofert.Z drugiej strony potencjalni wykonawcy zamówień zyskują większą szansę na zdobycie informacji w maksymalnie krótkim czasie. Zgromadzenie wszystkich ofert w jednym miejscu wpływa więc na większą przejrzystość usług  i szerszy dostęp do zamówień dla potencjalnych wykonawców.

Dokumentacja

Bardzo ważne jest, by beneficjent podczas realizacji projektu zbierał wszelkie dokumenty, które powinny być przedłożone wraz z wnioskiem o płatność. Wymagane są przede wszystkim dokumenty księgowe i potwierdzenia zapłaty, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac, czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zostali zatrudnieni pracownicy– niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – należy dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie procesu rekrutacji, zawarcia umów oraz wywiązywania się z zobowiązań wobec zatrudnionych. Więcej o dokumentacji w zakładce Rozliczaj projekt.
 
Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych i jest obowiązkowym elementem zarówno w trakcie jego trwania, jak i krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości. Należy pamiętać, iż każdy złożony wniosek o płatność jest  sprawdzany pod kątem formalnym i rachunkowym – podlega więc swego rodzaju kontroli. Ogólnie dopuszczalne są następujące typy kontroli:

Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja
i zakres rzeczowy realizowanego projektu; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany;
Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizowany jest więcej niż jeden projekt lub gdy beneficjent realizował projekty w latach 2007-13. Podczas kontroli sprawdzane będzie, czy
w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki;
Kontrola na zakończenie –instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą beneficjent powinien posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje;
Inne kontrole – realizowane na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.
Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, beneficjent otrzymuje zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Monitoring uczestników

Po dokonaniu rekrutacji do każdy beneficjent ma obowiązek monitorować stopień osiągnięcia celów projektu. Zakres danych  uczestników projektu, metodologię szacowania wartości wskaźników, ich definicje znajdują się w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 .

Promocja i oznakowanie

Beneficjent korzystający z unijnego wsparcia ma nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby informować
o realizowanym projekcie. Opis obowiązków w zakresie informacji i promocji znajduje się w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji. Niezbędne informacje znajdują się w zakładce Poznaj zasady promowania projektu.

Wniosek o dofinansowanie

Wniosek o dofinansowanie projektu, stanowi podstawę realizacji każdego projektu. Składany jest w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie lub wezwanie do złożenia wniosku w przypadku powiatowych urzędów pracy. Wniosek o dofinansowanie w ramach PO WER powinien zostać złożony w terminie określonym w regulaminie/naborze w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu obsługi wniosków aplikacyjnych SOWA oraz  w formie papierowej opatrzonej podpisem osoby uprawnionej/osób uprawionych do złożenia tego wniosku (osobiście, kurierem lub pocztą). Każdy wnioskodawca powinien wypełnić wniosek o dofinansowanie za pośrednictwem SOWA zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO WER 2014- 2020, dostępną na stronie www.sowa.efs.gov.pl. Jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy posiada aktywne konto użytkownika. Wszelkie informacje w zakresie zakładania konta oraz obsługi systemu znajdują się w Instrukcji użytkownika SOWA w ramach PO WER 2014‐2020 dla wnioskodawców/ beneficjentów, dostępnej w systemie SOWA, w zakładce Pomoc.
Etapy oceny wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO WER:

  • Etap wstępnej weryfikacji formalnej wniosku o dofinansowanie polegającej na sprawdzeniu poprawności danych wnioskodawcy, pieczątek i podpisów składanych przez osoby upoważnione;

§   Etap oceny formalnej, w ramach której sprawdza się poprawność sporządzenia wniosku pod względem grupy docelowej w projekcie tj. kryteriów dostępów w projekcie określonych w regulaminie/dokumentacji. Weryfikacja odbywa się przy wykorzystaniu karty oceny formalnej stanowiącej załącznik do regulaminu konkursu/naboru;

  • Etap oceny merytorycznej polegającej na sprawdzeniu czy projekt spełnia kryteria horyzontalne, merytoryczne, kryteria premiujące. Weryfikacja odbywa się przy wykorzystaniu karty oceny merytorycznej stanowiącej załącznik do regulaminu konkursu/naboru;

  • Negocjacje obejmujące wszystkie kwestie wskazane przez oceniających w wypełnionych przez nich kartach oceny merytorycznej. Porozumienie w kwestiach kluczowych dla projektu wpływa na miejsce wniosku na liście projektów zatwierdzonych do dofinansowania;

  • Zakończenie oceny i rozstrzygnięcie konkursu.

Po przeprowadzeniu analizy kart oceny merytorycznej oraz obliczeniu liczby przyznanych projektom punktów przygotowywana jest lista wszystkich projektów, które podlegały ocenie w ramach konkursu, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów.
*Każdemu Wnioskodawcy, którego projekt złożony w trybie konkursowym otrzymał negatywną ocenę, przysługuje prawo wniesienia protestu, a co za tym idzie ponownego sprawdzenia wniosku w zakresie spełniania kryteriów wyboru projektów. Protest może dotyczyć każdego etapu oceny projektu, a więc zarówno oceny formalnej, jak i merytorycznej, a także sposobu jej dokonania. Szczegóły dotyczące konkursów/naborów organizowanych przez Wojewódzki Urząd Pracy
w Warszawie znajdziecie Państwo w Naszej zakładce Skorzystaj z Programu,   Zobacz ogłoszenia
i wyniki naborów wniosków.


Wniosek o płatność

Przez cały okres realizacji projektu beneficjent powinien regularnie informować o czynionych postępach m.in. za pośrednictwem wniosku o płatność oraz dokumentów niezbędnych do rozliczenia projektu za pośrednictwem Centralnego Systemu Teleinformatycznego SL2014 dostępnego pod adresem: https://sl2014.gov.pl/. Aplikacja wykorzystywana jest w procesie rozliczania projektu oraz komunikowania z Instytucją Pośredniczącą. Wykorzystanie SL2014 obejmuje co najmniej przesyłanie:

  • wniosków o płatność,

  • dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność,

  • danych uczestników projektu ,

  • harmonogramu płatności ,

  • innych dokumentów związanych z realizacją projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli projektu.

Częstotliwość składania wniosków określona jest w umowie o dofinansowanie, nie może jednak odbywać się rzadziej niż raz na 3 miesiące. Wniosek stanowi podstawowe źródło informacji na temat podejmowanych działań, uzyskiwanych efektów oraz ponoszenia wydatków. Jego zatwierdzenie stanowi podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, wniosek należy uzupełnić bądź poprawić. Jeśli ze złożonego wniosku o płatność wynika,iż projekt realizowany jest niezgodnie z założeniami zawartymi we wniosku o dofinansowanie, beneficjent ma obowiązek zwrócić całość lub część środków