Poznaj proces podpisywania umowy

 
Umowa o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o unijne dofinansowanie i stanowi podstawę podjęcia działań założonych w ramach projektu. Sam proces podpisania umowy to przede wszystkim obowiązek skompletowania dokumentów i przygotowań formalnych. Odpowiednie kroki mogą być podejmowane przez projektodawcę w momencie otrzymania oficjalnej informacji od Instytucji Organizującej Konkurs potwierdzającej przyznanie dofinansowania. Informacja ta powinna również obejmować listę dokumentów, niezbędnych do podpisania umowy oraz termin w jakim należy je zgromadzić.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki projektu objętego wsparciem lub wymagań instytucji przyznającej dofinansowanie. Lista przykładowych dokumentów składa się m.in. z :
  • Oświadczenie beneficjenta/partnera o kwalifikowalności podatku VAT;
  • Harmonogram płatności;
  • Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania;
  • Wzór oświadczenia uczestnika projektu;
  • Wzór upoważnienia/ odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
  • Oświadczenie o niekaralności beneficjenta/partnera;
  • Wypis z organu rejestrowego dotyczącego wnioskodawcy;
  • Kopia statutu lub innego dokumentu potwierdzającego zgodność działalności prowadzonej przez beneficjenta z typem realizowanego wsparcia;
  • Umowa partnerska (dla projektów realizowanych w partnerstwie);
  • Zaświadczenie beneficjenta/partnera o niezaleganiu z opłacaniem składek
    na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne lub innych opłat.
Formy zabezpieczenia

Warunkiem przekazania dofinansowania wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Potwierdzający je dokument stanowi jeden z obligatoryjnych załączników. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie  jednostek sektora finansów publicznych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak przy większych projektach może być wymagana inna forma, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy. Dopuszczalne rodzaje zabezpieczeń są wskazane w umowie o dofinansowanie projektu.
Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż 30 % wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi.  Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia. Brak złożenia zabezpieczenia stanowi przesłankę rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu bez wypowiedzenia.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu
 i jego budżet. W jej treści określone są:
  • strony umowy;
  • wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
  • podstawowe informacje dotyczące zasad realizacji, rozliczania oraz kontroli projektu oraz wskazanie obowiązujących wytycznych, które zawierają szczegółowe zasady;
  • obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
  • zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
  • wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
  • zobowiązanie do realizacji projektu z należytą starannością, do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
  • wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego, a także zgodnie z obowiązującymi wytycznymi.
Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja projektu zgodnie z treścią wniosku o dofinansowanie. Zmiany w założeniach merytorycznych wniosku oraz przesunięcia w budżecie przekraczające 10% wydatków wymagają zatwierdzenia instytucji udzielającej wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy. Realizacja projektu niezgodnie z założeniami wniosku, nie osiągnięcie celów w nim zawartych, lub nie wywiązanie się z innych warunków umowy może skutkować zwrotem całości lub części dotacji. Dlatego też jeśli w trakcie realizacji projektu pojawi się konieczność modyfikacji wniosku o dofinansowanie, należy o tym niezwłocznie powiadomić instytucję, z którą zawierało się umowę o dofinansowanie.