Rozliczaj projekt


Dochód w projekcie
 
Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich dochodów, które powstały w wyniku realizacji projektu. W przypadku gdy projekt generuje dochody, beneficjent wykazuje je we wniosku o płatność i dokonuje jego zwrotu do dnia 10 stycznia roku następnego po roku, w którym powstał.

Konto bankowe

Wszelkie operacje finansowe w ramach projektu odbywają się za pośrednictwem wyodrębnionego konta bankowego, dzięki czemu identyfikacja poszczególnych operacji na koncie  jest łatwa i przejrzysta. Zmiana numeru konta bankowego jest możliwa, ale tylko po zawarciu aneksu do umowy (numer konta uwzględniony jest w umowie o dofinansowanie projektu).

Harmonogram płatności

W przypadku projektów pozakonkursowych harmonogram płatności składany jest w postaci załącznika do umowy o dofinansowanie, jednak należy pamiętać, iż wypłatą środków dla tych instytucji nie zajmuje się Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie jako strona umowy, lecz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, który dysponuje środkami Fundusz Pracy. 
W przypadku beneficjentów wyłonionych w trybie konkursowym harmonogram płatności stanowi podstawę wypłat w formie zaliczki w wysokości zgodnej z załącznikiem do umowy o dofinansowanie. W szczególnie uzasadnionych przypadkach środki mogą być wypłacane w formie refundacji kosztów poniesionych przez wnioskodawcę lub partnerów. Transze dofinansowania są zawsze przekazywane na wyodrębniony dla projektu rachunek bankowy. Poniżej opis etapów przekazywania dofinansowania beneficjentowi:
 
Etap 1 – Przyszły beneficjent sporządza harmonogram płatności i przekazuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego SL2014.
 
Etap 2 - Transza dofinansowania jest przekazywana w wysokości i terminie określonym w pierwszym wniosku o płatność, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.

Etap 3 – Kolejne transze dofinansowania są przekazywane po zatwierdzeniu przez WUP wniosku
o płatność rozliczającego przedostatnią transzę dofinansowania.

Kwalifikowalność wydatków

Podstawą  rozliczenia wydatków  projektu jest  znajomość Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, a wraz z nimi katalogu tzw. kosztów kwalifikowanych. Zgodnie z tym katalogiem można sprawdzić, czy wydatek zaplanowany we wniosku o dofinansowanie spełnia przesłanki zawarte w wytycznych.
Należy pamiętać, iż na etapie wstępnym oceny wniosku weryfikowane jest czy wydatek jest niezbędny, efektywny i zgodny z programem operacyjnym. Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania nie oznacza jednak, że wszystkie wydatki będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

  • czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,

  • czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,

  • czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,

  • zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,

  • efektywność poniesionego wydatku,

  • sposób udokumentowania wydatków.

Przyjmując dofinansowanie projektodawca zobowiązuje się do ponoszenia wydatków z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

Postęp finansowy w projekcie

Sprawozdania z postępu finansowego w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność,
a więc są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku
o dofinansowanie projektu, a konkretnie w szczegółowym budżecie projektu. Identyfikacja odbywa się na podstawie dokumentów księgowych potwierdzających ich poniesienie.

Dokumenty księgowe

Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest kompletowanie dokumentów. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu byli zatrudniani pracownicy– niezależnie od tego, czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – należy dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych w projekcie.
Dokumenty księgowe powinny być oznakowane w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Utrzymaniu przejrzystości służy również wyodrębniona ewidencja księgowa. Dokumenty przekazywane są za pośrednictwem Centralnego Systemu Teleinformatycznego SL2014 dostępnego pod adresem: https://sl2014.gov.pl/.

Postęp rzeczowy

Każdy beneficjent ma obowiązek monitorowania uczestników projektu i udzielanego im wsparcia. Jako uczestnicy wykazywane są te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać dane potwierdzające realizację wskaźników. Zakres danych uzyskiwanych od podmiotów obejmuje informacje podstawowe, dane teleadresowe oraz szczegóły wsparcia określone w załączniku do dokumentu Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 pn. Zakres danych nt. uczestników projektów współfinansowanych z EFS gromadzonych w centralnym systemie teleinformatycznym. Dane zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie  i rejestrowane w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014,
 a potem weryfikowane razem z wnioskiem o płatność.