Zgodnie z podrozdziałem nr 4.5 pkt 7 wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (dalej: wytyczne) z dnia 2 kwietnia 2014 r. (obowiązujących od dnia 1 maja 2014 r.), wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile:
1. obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie
oraz
2. łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 240 godzin miesięcznie. Oznacza to, że do limitu 240 godzin miesięcznie wlicza się:
- łączne zaangażowanie zawodowe osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności;
- łączne zaangażowanie zawodowe osoby w realizację działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów (w tym zaangażowanie w ramach prowadzenia własnej działalności gospodarczej).
Zgodnie z powyższym przepisem wytycznych, beneficjent przed zaangażowaniem osoby do projektu zobowiązany jest do zweryfikowania i zapewnienia, że wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach spełniają obydwa warunki kwalifikowalności, o których mowa powyżej. Wybór sposobu weryfikacji spełniania powyższych warunków kwalifikowalności należy do beneficjenta odpowiedzialnego za realizację projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i aktualnymi wytycznymi. Dopuszczalne są różne sposoby weryfikacji ww. warunków kwalifikowalności umożliwiające beneficjentowi zakwalifikowanie personelu zgodnie z wytycznymi. Może ona przebiegać na podstawie oświadczenia podpisanego przez osobę angażowaną do realizacji zadań w ramach projektu, niemniej jednak posiadanie oświadczenia przez beneficjenta nie zwalnia go z odpowiedzialności za spełnienie wymogów określonych w pkt 7 podrozdziału nr 4.5 wytycznych.
Z drugiej strony brak oświadczenia nie może stanowić przesłanki dla uznania wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu za niekwalifikowalne, jeżeli instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie nie zidentyfikowała naruszenia w tym zakresie. Tak jak bowiem wskazano powyżej, możliwe są inne niż oświadczenie sposoby weryfikacji spełnienia warunków kwalifikowania personelu. Należy jednak zaznaczyć, że żadna z wybranych przez beneficjenta metod weryfikacji spełnienia warunków, o których mowa powyżej, nie zwalnia go z obowiązku weryfikacji kwalifikowalności wydatków przez cały okres kwalifikowania wynagrodzenia personelu projektu. Zobowiązanie personelu projektu do spełniania warunków kwalifikowalności w okresie kwalifikowania wynagrodzenia w projekcie należy uwzględniać każdorazowo w dokumentach angażujących tę osobę do projektu.
Zgodnie z pkt 8 rozdziału nr 4.5 wytycznych, wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w więcej niż jednym projekcie NSRO są kwalifikowalne, o ile osoba będąca personelem projektu:
1. prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO (z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje wszystkie zadania na podstawie jednego stosunku pracy)
oraz
2. przekazuje beneficjentowi ewidencję, o której mowa w lit. a, w odniesieniu do okresu wykonywania zadań w ramach projektu beneficjenta.
Ocena kwalifikowalności wydatków związanych z wynagrodzeniem osoby wchodzącej w skład personelu projektu PO KL, wykonującej zadania w więcej niż jednym projekcie NSRO, odbywa się co miesiąc, po zakończeniu bieżącego miesiąca kalendarzowego i przedłożeniu przez nią ewidencji godzin i zadań.
Do beneficjenta należy decyzja, jak ustalić warunki wypłaty wynagrodzenia personelu, aby spełnione zostały warunki kwalifikowalności, o których mowa w pkt 7 oraz w pkt 8 podrozdziału nr 4.5 wytycznych. Ewidencja godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO uwzględnia zadania wykonywane przez tą osobę w szczególności na podstawie:
- stosunku pracy, z uwzględnieniem liczby dni roboczych w danym miesiącu (w przypadku umów o pracę limit 240 godzin miesięcznie weryfikowany jest w oparciu o czas wynikający z zawartych umów z danym pracownikiem, w związku z czym ewidencja godzin i zadań obejmuje również czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi, czy też urlopem wypoczynkowym; ewidencja godzin i zadań nie obejmuje jednak czasu nieobecności pracownika związanej z udzielonym mu urlopem bezpłatnym)
oraz - umów zlecenia, z uwzględnieniem czasu faktycznie przepracowanego na ich podstawie.
Ewidencja godzin i zadań dotyczy zadań realizowanych przez danego pracownika w ramach wszystkich projektów NSRO, bez uwzględniania zadań, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła. Tym niemniej, przy kwalifikowaniu wynagrodzenia personelu projektu na podstawie umowy o dzieło należy mieć na uwadze zapisy Podrozdziału 4.5.2 pkt 4) wytycznych. Ewidencja godzin i zadań powinna mieć charakter „dziennika zajęć", z której wynikać powinno, jakie zadania (według klasyfikacji zadań wskazanej we wniosku o dofinansowanie projektu), w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. W ewidencji nie wykazuje się poszczególnych czynności wykonywanych przez pracownika. Dla przykładu, w przypadku ewidencji prowadzonej przez koordynatora projektu wskazujemy zadanie: „zarządzanie projektem (data: 07.04.2014, godz. 8.00-16.00, umowa nr 1/2014)", a nie jego poszczególne czynności, takie jak na przykład: rekrutacja trenerów, weryfikacja wniosku o płatność, kontakt z instytucjami uczestniczącymi we wdrażaniu projektu.
Źródło: efs.gov.pl
