Wydawca treści

Zasady realizacji praw osób, których dane osobowe są przetwarzane

Print Drukuj

Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie (WUP) określa zasady realizacji praw osób, których dane są przetwarzane i wskazuje Inspektora Ochrony Danych jako punkt kontaktowy. WUP dopuszcza trzy kanały składania żądań: komunikację elektroniczną potwierdzoną profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym przez e‑Doręczenia, formę papierową z własnoręcznym podpisem oraz kontakt ustny z obecnością wnioskującego i protokołem potwierdzającym tożsamość. Odpowiedzi udzielane są na piśmie lub elektronicznie niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca, z możliwością przedłużenia terminu o maksymalnie dwa miesiące z powodu skomplikowanego charakteru sprawy lub liczby wniosków; w przypadku braku działania WUP informuje o przyczynach w terminie miesiąca.

Zasadniczo działania związane z realizacją praw są bezpłatne, jednak WUP może pobrać opłatę albo odmówić realizacji wniosku, gdy żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, oraz zażądać dodatkowych informacji w celu weryfikacji tożsamości bądź doprecyzowania skomplikowanego wniosku. Realizacja praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów szczególnych, w tym RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych, i każdy wniosek podlega weryfikacji względem tych wyjątków. Przy pozyskiwaniu danych bezpośrednio WUP przekazuje przy pierwszym kontakcie informacje o administratorze, Inspektorze, celach i podstawach prawnych przetwarzania, odbiorcach danych, zamiarze przekazania do państw trzecich, okresie przechowywania, przysługujących prawach, możliwości wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych oraz o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, a przy pozyskiwaniu pośrednim dodatkowo informuje o kategoriach danych i źródle ich pochodzenia; informacje te przekazywane są niezwłocznie lub najpóźniej w ciągu miesiąca i mogą być dostarczone w formie papierowej lub elektronicznej.

Prawo dostępu obejmuje informacje o przetwarzanych danych, celach, odbiorcach, źródle oraz o profilowaniu; WUP udostępnia kopię danych, pobierając opłatę jedynie za kolejne egzemplarze w rozsądnej wysokości. Prawo do sprostowania wymaga wykazania nieprawidłowości i może zostać ograniczone przez odrębne przepisy, w tym procedury administracyjne. Prawo do usunięcia przysługuje przy określonych przesłankach, WUP podejmie działania także wobec danych upublicznionych w internecie, lecz może odmówić usunięcia ze względu na wolność wypowiedzi, obowiązki prawne, realizację zadań publicznych, ochronę zdrowia, cele archiwalne lub potrzeby ustalania roszczeń.

Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje przy wątpliwościach co do poprawności danych, wniesieniu sprzeciwu lub gdy dane są potrzebne do roszczeń; ograniczenie polega na odpowiednim oznakowaniu i bezpiecznym przechowywaniu danych, po zniesieniu ograniczenia WUP poinformuje zainteresowanego. WUP powiadomi osobę o pozytywnym rozpatrzeniu wniosków o sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie oraz, o ile możliwe, poinformuje odbiorców danych; na żądanie wskaże, których odbiorców poinformowano. Prawo do przenoszenia danych dotyczy danych elektronicznych zebranych na podstawie zgody lub umowy; WUP przekaże dane w formacie maszynowym lub przekaże je innemu administratorowi, o ile będzie to technicznie możliwe, a realizacja tego prawa nie skutkuje automatycznym usunięciem danych.

Prawo do sprzeciwu pozwala wstrzymać przetwarzanie danych do określonego celu, chyba że WUP wykaże nadrzędne prawne podstawy dalszego przetwarzania, o czym poinformuje. WUP oświadcza, że przetwarzanie danych nie opiera się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji ani profilowaniu wywołującym skutki prawne lub w inny sposób wpływającym na prywatność.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).
ZASADY REALIZACJI PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE
W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE PRACY W WARSZAWIE

W celu zapewnienia realizacji praw osób, których dane osobowe są przetwarzane w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Warszawie (dalej „WUP") na mocy przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz przysługujących praw na mocy tegoż rozporządzenia można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych (dane kontaktowe w zakładce „Dane Inspektora Ochrony Danych").

ZASADY OBSŁUGI ŻĄDAŃ
  1. Aby zachować poufność i udostępniać dane osobowe tylko uprawnionym osobom przy realizacji Pani/Pana praw WUP dopuszcza trzy kanały komunikacji:
  1. elektroniczny – potwierdzony profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym wysłanym przez e-Doręczenia: AE:PL-92851-89710-VDWEI-27.
  2. tradycyjny – w postaci papierowej opatrzony własnoręcznym podpisem.
  3. ustny (nie dotyczy kontaktu telefonicznego) – wymagana jest obecność osoby wnioskującej. W celu potwierdzenia tożsamości możliwe jest poproszenie osoby o okazanie dokumentu tożsamości. Na miejscu sporządza się protokół z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy i osoby przyjmującej wniosek.  
  1. Odpowiedzi na Pani/Pana wniosek udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosowych przypadkach elektronicznie na wskazany przez Panią/Pana adres e-Doręczeń bądź e-mail.
  2. Odpowiedzi udzielamy niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania wniosku.
  3. Termin ten możemy przedłużyć o nawet dwa miesiące, licząc od ostatniego dnia, w którym upływa termin odpowiedzi na Pani/Pana wniosek. Wydłużenie terminu może wynikać ze skomplikowanego charakteru wniosku lub liczby wniosków.
  4. Jeżeli nie podejmiemy działań w związku z Pani/Pana wnioskiem, to niezwłocznie, najpóźniej w terminie miesiąca od jego otrzymania poinformujemy o powodach niepodjęcia tych działań.
  5. Co do zasady wszelkie informacje oraz komunikacja i działania podejmowane w związku z Pani/Pana wnioskiem są wolne od opłat.
  6. Jeżeli jednak można wykazać i udokumentować, iż Pani/Pana żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub mają nadmierny charakter, możemy żądać opłaty, wynikającej z administracyjnych kosztów udzielenia informacji albo odmówić realizacji wniosku.
  7. Jeżeli zaistnieją uzasadnione wątpliwości, co do Pani/Pana tożsamości możemy wymagać dodatkowych informacji niezbędnych do ustalenia Pani/Pana pełnej identyfikacji.
  8. W przypadku skomplikowanego charakteru wniosku możemy poprosić Panią/Pana o dodatkowe informacje lub doprecyzowanie jego zakresu.
OGRANICZENIA W REALIZACJI PRAW
  1. Realizacja Pani/Pana praw może być ograniczona przepisami szczegółowym, m.in. w RODO, jak i w ustawie o ochronie danych osobowych określono wyjątki od realizacji niektórych praw osób. Ograniczeniach wskazano m.in. w :
  1. art. 3-6 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
  2. art. 23 RODO.
  1. WUP jest zobligowany do weryfikacji każdego wniosku w oparciu o te ograniczenia. 
PRAWO DO BYCIA POINFORMOWANYM O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH (art. 13 i 14 RODO)
  1. W przypadku pozyskiwania Pani/Pana danych osobowych w sposób bezpośredni (art. 13 RODO), w momencie ich zbierania lub przy pierwszej korespondencji kierowanej do Pani/Pana, pracownik WUP przekazuje następujące informacje:
  1. tożsamość i dane kontaktowe Administratora;
  2. dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych;
  3. cele przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;
  4. podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych;
  5. informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym WUP ujawni Pani/Pana dane osobowe;
  6. informacje o zamiarze przekazania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (jeśli ma zastosowanie);
  7. okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych lub kryteria jego wyznaczenia;
  8. informacje o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z RODO;
  9. informacje o możliwości wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
  10. informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu (jeśli ma zastosowanie);
  11. informacje, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz ewentualnych konsekwencjach niepodania tych danych.
  1. W przypadku pozyskiwania Pani/Pana danych osobowych w sposób pośredni, tj. z innego źródła (art. 14 RODO), pracownik WUP przekazuje analogiczne informacje jak w ust. 1 oraz:
  1. informacje o zebranych kategoriach danych osobowych, np. imię, nazwisko, numer PESEL, adres zamieszkania, itd.
  2. informacje o źródle pochodzenia tych danych, tj. skąd/od kogo WUP je pozyskał.
  1. Informacje wskazane w ust. 2 przekażemy najpóźniej w ciągu miesiąca od ich otrzymania.
  2. Informacje wskazane w ust. 1 i 2 mogą zostać przekazane na papierze lub w postaci elektronicznej.
  3. Informacje wskazane w ust. 1 i 2 nie są przekazywane, gdy Pani/Pan już nimi dysponuje, ale ma Pani/Pan prawo żądać ponownego ich przedstawienia.
PRAWA REALIZOWANE NA WNIOSEK (art. 15 – 21 RODO)

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)
  1. Ma Pani/Pan prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe.
  2. Składając wniosek o dostęp do swoich danych osobowych można dowiedzieć się m.in.:
  1. jakie informacje posiadamy na Pani/Pana temat;
  2. w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe;
  3. komu udostępniamy Pani/Pana dane osobowe;
  4. skąd je pozyskaliśmy i jak długo będziemy je przetwarzać;
  5. z jakich innych praw ochrony danych osobowych może Pan/Pani skorzystać;
  6. czy wykorzystujemy Pani/Pana dane osobowe do profilowania lub automatycznego podejmowania decyzji (jeśli tak to, w jaki sposób to robimy);
  7. jakie środki bezpieczeństwa zastosowaliśmy, jeśli Pani/Pana dane osobowe przekazaliśmy do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 
  1. Ma Pani/Pan prawo uzyskać od WUP kopie swoich danych osobowych. Jeśli będzie to druga lub kolejna kopia, mamy prawo pobrać opłatę w rozsądnej wysokości, która będzie wynikała z administracyjnych kosztów udzielenia informacji.
Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
  1. Ma Pani/Pan prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe lub ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne.
  2. Musi Pani/Pan wykazać, że WUP posiada nieprawdziwe lub niekompletne dane osobowe poprzez przedstawienie dowodów potwierdzających nieścisłości.
  3. Podejmiemy rozsądne kroki w celu sprawdzenia, czy Pani/Pana dane są prawidłowe na postawie dostarczonych dowodów.
  4. Możemy odmówić realizacji Pani/Pana wniosku, podając przyczyny takiego działania. Odmowa może wynikać z odrębnych przepisów prawa, np. procedury sprostowania błędów i omyłek zawartych w decyzji administracyjnej w trybie art. 113 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
  1. Ma Pani/Pan prawo zwrócić się do WUP z wnioskiem o usunięcie swoich danych osobowych, gdy wystąpi co najmniej jedna w następujących okoliczności:
  1. WUP nie potrzebuje już Pani/Pan danych osobowych do realizacji celów, w których zostały zgromadzone i wykorzystywane;
  2. wycofała Pani/wycofał Pan zgodę na przetwarzanie danych osobowych w sytuacji, gdy zgoda była podstawą zebrania danych osobowych;
  3. sprzeciwia się Pani/Pan wykorzystywaniu danych osobowych przez WUP ze względu na swoją szczególną sytuację, a WUP nie ma innych podstaw prawnych do dalszego przetwarzania danych osobowych;
  4. uważa Pani/Pan, że WUP przetwarza dane osobowe niezgodnie z prawem;
  5. istnieje prawny obowiązek usunięcia Pani/Pana danych osobowych, który wynika z przepisów szczegółowych;
  6. Pani/Pana dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem przez WUP usług społeczeństwa informacyjnego, tj. usługi świadczone na odległość, drogą elektroniczną, itd.
  1. Jeśli Pani/Pana dane zostały upublicznione w Internecie, tj. na witrynach internetowych, portalach społecznościowych, to WUP podejmie uzasadnione kroki w celu poinformowania osób odpowiedzialnych za te witryny o usunięciu wszelkich linków do tych witryn i kopii Pani/Pana danych osobowych.
  2. WUP może odmówić realizacji Pani/Pana wniosku, jeśli wystąpi chociaż jedna z następujących okoliczności:
  1. przechowywanie Pani/Pana danych jest konieczne ze względu na wolność wypowiedzi i informacji;
  2. WUP jest prawnie zobowiązany do przechowywania Pani/Pana danych osobowych w celu zachowania zgodności z przepisami prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego;
  3. WUP realizuje zadanie w interesie publicznym, wykorzystując swoje uprawnienia;
  4. przechowywanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne do celów profilaktyki zdrowotnej, medycyny pracy, ochrony przed transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub innych celach zdrowia publicznego;
  5. przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest konieczne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do badań naukowych, historycznych lub statystycznych;
  6. przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)
  1. Ma Pani/Pan prawo ograniczyć sposób, w jaki WUP wykorzystuje Pani/Pana dane osobowe jeśli występuje obawa dotycząca poprawności tych danych lub sposobu ich wykorzystania.
  2. Ma Pani/Pan prawo żądać od WUP czasowego ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy:
  1. kwestionuje ich prawidłowość na okres pozwalający sprawdzić ich poprawność;
  2. wniosła Pani/wniósł Pan sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych;
  3. dane osobowe są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.
  1. Ograniczenie przetwarzania sprowadza się do odpowiedniego oznaczenia Pani/Pana danych osobowych i ich bezpiecznego przechowywania.
  2. Po ograniczeniu przetwarzania WUP można dalej przetwarzać Pani/Pana dane osobowe:
  1. jeśli wyrazi Pani/Pan na to zgodę;
  2. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych;
  3. w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej;
  4. z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
  1. W przypadku, gdy ograniczenie przetwarzania zostanie zniesione i będziemy dalej przetwarzać Pani/Pana dane osobowe to poinformujemy o tym.
Prawo do bycia poinformowanym o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (art. 19 RODO)
  1. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych poinformujemy Panią/Pana o tym.
  2. Poinformujemy również o tym wszystkich odbiorców, którym WUP ujawnił Pani/Pana dane osobowe, chyba, że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku.
  3. Na Pani/Pana żądanie możemy wskazać, jakich odbiorców danych o tym poinformowaliśmy.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
  1. Ma Pani/Pan prawo uzyskać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, takim jak, np. CSV, XML czy JSON.
  2. Prawo do przenoszenia danych można zrealizować, jeżeli pozyskaliśmy Pani/Pana dane osobowe:
  1. na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody lub
  2. w ramach zawartej z Panią/Panem umowy.
  1. Może Pani/Pan również żądać przeniesienia danych osobowych do innej organizacji (innego administratora).
  2. Prawo to dotyczy wyłącznie danych osobowych przetwarzanych w postaci elektronicznej.
  3. Jeżeli pozytywnie rozpatrzymy wniosek to przekażemy Pani/Panu kopię wymaganych danych lub przekażemy je do wskazanego przez Panią/Pana administratora, o ile będzie to technicznie możliwe.
  4. W przypadku pozytywnej realizacji prawa do przenoszenia nie usuwamy automatycznie Pani/Pana danych osobowych. Jeśli chce Pani/Pana usunąć swoje dane osobowe to należy złożyć wniosek o usunięcie danych osobowych.
  5. Nie zrealizujemy tego prawa, jeśli Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznych lub w ramach sprawowania władzy publicznej.
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
  1. Ma Pani/Pan prawo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych przez WUP. Oznacza to, że może Pani/Pan skutecznie uniemożliwić lub zatrzymać wykorzystywanie tych danych.
  2. Sprzeciw wobec przetwarzania może Pani/Pan wnieść, jeżeli przetwarzamy dane osobowe w celu:
  1. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
  2. wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez WUP lub stronę trzecią, np. organów ścigania;
  3. wykonywania badań naukowych, historycznych lub do celów statystycznych;
  4. marketingu bezpośredniego.
  1. Jeżeli sprzeciw zostanie rozpatrzony pozytywnie to WUP musi przerwać przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych do tego celu. Mogą jednak istnieć inne legalne podstawy prawne umożliwiające dalsze wykorzystywanie Pani/Pana danych osobowych do innych celów.
  2. Możemy odmówić realizacji sprzeciwu, jeśli mamy nadrzędnie uzasadnione prawne interesy, np. do celów dochodzenia i obrony roszczeń prawnych. O ewentualnych powodach odmowy poinformujemy.
ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI, W TYM PROFILOWANIE
Co do zasady przetwarzanie danych osobowych w WUP nie opiera się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wywołującym określone skutki prawne lub w inny sposób wpływające na Pani/Pana prywatność.
 
Informacje o publikacji dokumentu
Autor: IOD
Data publikacji: 20.05.2024
Zobacz »