Agencje zatrudnienia - Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie

Kontrole agencji zatrudnienia

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 326 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, marszałek województwa właściwy ze względu na:

1. siedzibę lub adres stałego miejsca wykonywania działalności agencji zatrudnienia,

2. adres wskazany przez przedsiębiorcę zagranicznego jako adres miejsca świadczenia usług

- sprawuje kontrolę nad agencją zatrudnienia w zakresie przestrzegania warunków prowadzenia agencji zatrudnienia, o których mowa w art. 305 ust. 3, art. 307 ust. 1 pkt 1–4 i 9 i ust. 2, art. 323 oraz art. 324 ww. ustawy.

W stosunku do podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, mających siedzibę lub adres stałego miejsca wykonywania działalności agencji zatrudnienia lub adres miejsca świadczenia usług (wskazany przez przedsiębiorcę zagranicznego) na terenie województwa mazowieckiego ww. kontrolę sprawuje z upoważnienia Marszałka Województwa Mazowieckiego - Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie (Organ kontroli).

Jakie usługi wymagają wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ)

Prowadzenie działalności gospodarczej w niżej podanym zakresie – jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i wymaga wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (poza wyjątkami przewidzianymi w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudniania).

Pośrednictwa pracy obejmuje następujące usługi:

• pozyskiwanie i upowszechnianie ofert pracy;

• udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy;

• udzielanie bezrobotnym, poszukującym pracy lub osobom niezarejestrowanym, w tym osobom biernym zawodowo, informacji o ofertach pracy upowszechnianych w bazie ofert pracy (tzw. „ePraca”) oraz w innych ogólnodostępnych bazach;

• inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych, poszukujących pracy lub osób niezarejestrowanych, w tym osób biernych zawodowo, i pracodawców, w tym w formie giełd pracy lub targów pracy;

• nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z bezrobotnymi, poszukującymi pracy lub osobami niezarejestrowanymi, w tym osobami biernymi zawodowo oraz pracodawcami.

• kierowanie osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, o którym mowa w art. 338 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia,

• kierowanie cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, o którym mowa w art. 337 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia,

• gromadzenie i udostępnianie informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.

Praca tymczasowa, polega na zatrudnianiu pracowników i kierowaniu tych pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Dodatkowo prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej.

Co podlega kontroli

Podczas kontroli jest sprawdzane, czy podmiot kontrolowany:

• posiadał wpis do KRAZ i świadczył usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej przez co najmniej dwa lata przed rozpoczęciem świadczenia usług w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (w przypadku stwierdzenia uchybienia – przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia),

• nie posiada zaległości podatkowych – dotyczy również osoby zarządzającej lub reprezentującej (w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec podmiotu – możliwość wezwania do usunięcia uchybienia na etapie wystąpienia pokontrolnego, natomiast w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec osoby zarządzającej lub reprezentującej – przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia),

• nie posiada zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych – dotyczy również osoby zarządzającej lub reprezentującej (w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec podmiotu - możliwość wezwania do usunięcia uchybienia na etapie wystąpienia pokontrolnego, natomiast w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec osoby zarządzającej lub reprezentującej – przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia),

• nie zalega z wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, o ile był obowiązany do ich opłacania – dotyczy również osoby zarządzającej lub reprezentującej (w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec podmiotu – możliwość wezwania do usunięcia uchybienia na etapie wystąpienia pokontrolnego, natomiast w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec osoby zarządzającej lub reprezentującej – przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia),

• nie posiada zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne – dotyczy również osoby zarządzającej lub reprezentującej (w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec podmiotu – możliwość wezwania do usunięcia uchybienia na etapie wystąpienia pokontrolnego, natomiast w przypadku stwierdzenia uchybienia wobec osoby zarządzającej lub reprezentującej – przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia),

• nie jest podmiotem, w imieniu lub na rzecz którego działają lub działały osoby zarządzające tym podmiotem lub go reprezentujące ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 362–367 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, lub skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym lub ukarane prawomocnym wyrokiem za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (w przypadku stwierdzenia uchybienia – przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia). Ww. oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

• nie otwarto jego likwidacji (w przypadku stwierdzenia uchybienia – przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia),

• nie ogłoszono jego upadłości (w przypadku stwierdzenia uchybienia - przesłanka do wykreślenia podmiotu z KRAZ bez wzywania do usunięcia uchybienia)

• w przypadku usług wskazanych w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. a i b oraz pkt 2 (kierowanie osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, kierowanie cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium RP, świadczenie pracy tymczasowej) posiada lokal na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w którym są świadczone usługi, przeznaczony na biuro agencji zatrudnienia, w którym agencja zatrudnienia zapewnia możliwość bezpośredniego kontaktu z przedstawicielami agencji, w którym przechowywane są dokumenty związane ze świadczeniem przez agencje zatrudnienia usług pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej, w tym dokumentacja pracownicza pracowników tymczasowych oraz dokumentacja osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej skierowanych do wykonywania pracy tymczasowej (w przypadku stwierdzenia uchybienia – możliwość wezwania do usunięcia uchybienia na etapie wystąpienia pokontrolnego),

• przedstawia informację o działalności agencji zatrudnienia w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, za rok poprzedni, zawierającą dane, o których mowa w ustawie, a w przypadku konieczności zmiany ww. informacji przedstawia zmianę informacji do dnia 1 marca danego roku – dotyczy również podmiotów, które zgłosiły zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz nie dotyczy agencji zatrudnienia świadczącej wyłącznie usługę, o której mowa w art. 305 ust. 2 pkt 1 lit. c ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (w przypadku stwierdzenia uchybienia – możliwość wezwania do usunięcia uchybienia na etapie wystąpienia pokontrolnego),

• w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach pracy umieszcza numer wpisu do KRAZ, a ogłaszane oferty pracy do wykonywania pracy tymczasowej oznacza jako „oferty pracy tymczasowej” (w przypadku stwierdzenia uchybienia - możliwość wezwania do usunięcia uchybienia na etapie wystąpienia pokontrolnego).

Termin kontroli

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Dokonanie kontroli poprzedzone jest zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli, w którym podmiot kontrolowany zostaje wezwany do wskazania w ciągu 7 dni od dnia odebrania zawiadomienia, preferowanego terminu kontroli (nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli).

W przypadku niezastosowania się do przedmiotowego wezwania lub niedochowania ww. 7 dniowego terminu, organ kontroli dokona kontroli w dowolnym terminie (nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli).

Niezastosowanie się do przedmiotowego wezwania lub niedochowanie ww. 7 dniowego terminu lub nieskuteczne przeprowadzenie kontroli, w szczególności z powodu braku podczas kontroli osoby reprezentującej podmiot kontrolowany, może zostać potraktowane jako niespełnienie obowiązku poddania się kontroli bez uzasadnionej przyczyny, o którym mowa w art. 315 ust. 1 pkt 9 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (jedna z przesłanek do wykreślenia podmiotu z KRAZ).

Miejsce kontroli

Kontrola zostanie przeprowadzona w lokalu na terenie województwa mazowieckiego, w którym są świadczone usługi agencji zatrudnienia. Jeśli podmiot kontrolowany posiada na terenie województwa mazowieckiego więcej niż jeden lokal, należy wskazać na piśmie, w którym lokalu ma zostać przeprowadzona kontrola. W przypadku, gdy podmiot kontrolowany posiada jedynie lokal/lokale poza obszarem województwa mazowieckiego lub nie ma obowiązku posiadania lokalu, należy wybrać jedno z poniższych rozwiązań i powiadomić o tym na piśmie Organ kontroli:

• w siedzibie podmiotu kontrolowanego,

• w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeśli znajduje się na terenie województwa mazowieckiego – wymagana zgoda lub wniosek podmiotu kontrolowanego,

• w siedzibie Organu kontroli (Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie ul. Chłodna 52, 00–872 Warszawa) – wymagana zgoda podmiotu kontrolowanego,

• w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną - wymagana zgoda podmiotu kontrolowanego.

Jeśli wskazany przez podmiot kontrolowany lokal nie spełnia warunków określonych w art. 305 ust. 7 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia lub podmiot kontrolowany nie wskazał wybranego lokalu lub miejsca kontroli na piśmie, kontrola może zostać przeprowadzona w lokalu lub lokalach wybranych przez zespół kontrolujący spośród lokali wpisanych przez podmiot kontrolowany do KRAZ a w przypadku nie posiadania lokalu na terenie województwa mazowieckiego kontrola odbędzie się w siedzibie agencji zatrudnienia.

Język prowadzenia kontroli

Język polski jest językiem urzędowym organów jednostek samorządu terytorialnego.

Dokumenty sporządzane przez podmiot kontrolowany w języku obcym, które podlegają kontroli należy przed kontrolą przetłumaczyć na język polski. Na tłumaczeniu powinien znaleźć się czytelny podpis osoby, która dokonała tłumaczenia. Dokumenty obcojęzyczne bez ich tłumaczenia na język polski nie zostaną uwzględnione w postępowaniu kontrolnym.

Wszelka korespondencja prowadzona z Organem kontroli przed, w trakcie i po kontroli powinna odbywać się w języku polskim, dokumentacja w innym języku nie będzie brana pod uwagę jako nieczytelna.

Jeśli osoba reprezentująca podmiot kontrolowany nie posługuje się językiem polskim, podmiot kontrolowany powinien zapewnić sobie osobę (jako tłumacza dla osoby reprezentującej lub upoważnić do reprezentacji taką osobę), która zna język polski w stopniu umożliwiającym przeprowadzenie kontroli. Dotyczy to również kontaktów z Organem kontroli przed i po kontroli. Jeśli podczas kontroli nie będzie możliwości porozumienia się w języku polskim kontrola będzie nieskuteczna, a sytuacja taka może zostać potraktowana jako niespełnienie obowiązku poddania się kontroli bez uzasadnionej przyczyny, o którym mowa w art. 315 ust. 1 pkt 9 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (jedna z przesłanek do wykreślenia podmiotu z KRAZ).

Dokumenty do kontroli

Organ kontroli wprowadził stosowanie badania próby dokumentacji kontrolnej. Podmiot kontrolowany w dniu kontroli powinien posiadać całą dokumentację dotyczącą działalności jako agencja zatrudnienia i to zespół kontrolujący wybiera próbę z całości dokumentacji, a nie podmiot kontrolowany.

W czasie kontroli należy posiadać książkę kontroli (brak książki kontroli nie jest przeszkodą w przeprowadzeniu kontroli, ale jej posiadanie leży w interesie podmiotu kontrolowanego, gdyż wpisy w książce kontroli mogą spowodować przesunięcie kontroli, w sytuacji gdy trwa kontrola innego organu) oraz przedstawić co najmniej następujące dokumenty:

• W przypadku nieobecności osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu wskazanej w dokumentach rejestrowych – pisemne upoważnienie lub pełnomocnictwo wydane dla osoby reprezentującej podmiot kontrolowany w czasie kontroli (przykładowy wzór pełnomocnictwa znajduje się na stronie internetowej podanej w zawiadomieniu). Do pełnomocnictwa należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie dokumentu pełnomocnictwa w wysokości 17 złotych na rachunek bankowy: Urząd Miasta Stołecznego Warszawy Centrum Obsługi Podatnika, nr rachunku: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070, tytułem: „Opłata skarbowa za złożenie dokumentu pełnomocnictwa dla... (w tym miejscu należy wpisać imię i nazwisko pełnomocnika)".

• Aktualne zaświadczenia o stanie rozliczeń finansowych z właściwymi instytucjami (ZUS, US, KRUS, PFRON) – w przypadku dokumentów podpisanych elektronicznie wymagana jest wersja cyfrowa, aby umożliwić weryfikacje poprawności podpisu na dokumentach. Zaświadczenia dotyczą nie tylko podmiotu kontrolowanego, ale również każdej osoby zarządzającej lub reprezentującej.

• Dokumenty potwierdzające posiadanie lokalu, w którym świadczone są usługi agencji zatrudnienia (umowa najmu, akt własności, umowa użyczenia, itp.) oraz oświadczenie o spełnieniu w lokalu warunków określonych w art. 305 ust. 7 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Uwaga: tzw. biura wirtualne nie spełniają warunków określonych w art. 305 ust. 7 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

• Wypełnione i podpisane oświadczenie o niekaralności za wykroczenia, o których mowa w art. 307 ust. 1 pkt 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia – oświadczenie dotyczy odrębnie każdej z osób reprezentujących agencję zatrudnienia i zarządzających tym podmiotem. Nie ma możliwości podpisania oświadczenia z upoważnienia innej osoby. Każda osoba reprezentująca agencję zatrudnienia lub zarządzająca składa oświadczenie w swoim imieniu.

• Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za przestępstwa, o których mowa w art. 307 ust. 1 pkt 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia – zaświadczenie dotyczy odrębnie każdej z osób reprezentujących agencję zatrudnienia i zarządzających tym podmiotem.

• Dokumenty, na podstawie których została sporządzona, składana corocznie informacja o działalności agencji zatrudnienia. W przypadku niektórych rodzajów usług agencji zatrudnienia są ustawowo narzucone obowiązkowe dokumenty, jakie należy sporządzać np.:

  • w przypadku pracy tymczasowej – m.in. uzgodnienia na piśmie między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem (art. 9 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), umowy o prace tymczasową z pracownikami tymczasowymi (art. 13 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), umowy prawa cywilnego z osobami kierowanymi do pracy tymczasowej nie będące pracownikami agencji zatrudnienia (art. 25a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych),

  • w przypadku kierowania osób do pracy za granicę u pracodawców zagranicznych – m.in. pisemna umowa zawierana przez agencję zatrudnienia z osobami kierowanymi przed ich skierowaniem do pracy, pisemna umowa zawierana przez agencję zatrudnienia z pracodawcą zagranicznym, do którego zamierza kierować osoby do pracy za granicą, wykaz podmiotów, do których są kierowane osoby do pracy za granicą i osób kierowanych do pracy za granicą w formie pisemnej i w postaci papierowej i elektronicznej (art. 338 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia),

  • w przypadku kierowania cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej – m.in. pisemna umowa zawarta między agencją zatrudnienia a cudzoziemcem, wykaz podmiotów, do których są kierowani cudzoziemcy do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej i cudzoziemców kierowanych do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w formie pisemnej i w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 337 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia)

  • w przypadku pozostałych rodzajów usług agencji zatrudnienia prowadzona dokumentacja jest dowolna (np. umowy, faktury, porozumienia itp.), jednakże z treści tych dokumentów powinno wynikać jakich usług dotyczą, aby można było zidentyfikować prowadzone na ich podstawie usługi agencji zatrudnienia i dane zawarte w informacji o działalności agencji zatrudnienia,

• Przy przesyłaniu odwzorowania cyfrowego dokumentów (tzw. skanów dokumentów) należy dołączyć pismo podpisane elektronicznie przez osobę reprezentującą,  zawierające w treści stwierdzenie, że załączone dokumenty (ze wskazaniem nazw tych dokumentów lub jeśli są ponumerowane – numerów stron) są potwierdzone za zgodność z oryginałem lub podpisanie podpisem elektronicznym każdego przesyłanego skanu dokumentu. Skany dokumentów bez podpisu elektronicznego lub bez potwierdzenia ich zgodności z oryginałem odrębnym pismem podpisanym elektronicznie, nie zostaną uwzględnione w postępowaniu kontrolnym.

• Wszelkie kopie dokumentów składane lub przesyłane w formie papierowej wymagają potwierdzenia za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą i opatrzone własnoręcznym podpisem. Kopie dokumentów bez stosownego uwierzytelnienia nie zostaną uwzględnione w postępowaniu kontrolnym.

• Organ kontroli zastrzega, że w wyniku kontroli może zaistnieć potrzeba przedstawienia dodatkowych dokumentów, o które podmiot kontrolowany zostanie wezwany w wystąpieniu pokontrolnym.

• Dokumenty dostarczone po przeprowadzonej kontroli, nie mają wpływu na treść protokołu kontroli, ale mogą zostać uwzględnione przy sporządzaniu wystąpienia pokontrolnego.

• Dokumenty złożone w formie papierowej, a podpisane elektroniczne będą uznawane za podpisane tylko w przypadku przedstawienia ich jednocześnie w formie cyfrowej, aby była możliwość weryfikacji poprawności podpisu na dokumencie.

Tekst ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia dostępny jest na stronie internetowej: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000620

Szczegóły prowadzonych kontroli reguluje załączony poniżej Regulamin kontroli agencji zatrudnienia.

Dane kontaktowe

Dodatkowych informacji na temat kontroli agencji zatrudnienia udziela:
Wydział Rejestru Agencji Zatrudnienia – Zespół ds. Kontroli
ul. Chłodna 52, 00–872 Warszawa
telefony: 22 532-22-20 (kierownik), 22 532-22-18, 22 532-22-21, 22 532-22-26, 22 532-22-29, 22 532-22-90
adres poczty elektronicznej: wup@wup.mazowsze.pl